Lo scorso 11 settembre AgID ha reso pubbliche le tanto attese “Linee guida sulla formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici”. Finalmente, l’Italia si dota di un unico corpus normativo di regole sul documento informatico in sostituzione dell’apparato dei tre DPCM.

Nonostante i forti dubbi sulla correttezza della loro pubblicazione e, quindi, sulla data precisa di reale entrata in vigore e conseguente efficacia, le Linee guida diventeranno operative entro giugno 2021: entro questa data dovranno adeguarsi alle nuove regole tutte le PA italiane e i soggetti privati che trattano documenti informatici.

Vi presentiamo una guida alle principali novità del provvedimento stilata dagli Avv.ti Andrea Lisi e Luigi Foglia, in un approfondimento pubblicato sulle pagine di Agendadigitale.eu

Le novità rilevanti per la conservazione

Nel provvedimento viene ribadito che il sistema di conservazione non deve limitarsi a conservare documenti singoli, ma ove utile e/o necessario, deve provvedere a conservare anche aggregazioni documentali unitamente ai loro metadati e ai loro vincoli archivistici (eventualmente espressi negli stessi metadati o anche nell’indice dei pacchetti di archiviazione). È interessante, soprattutto nei casi di migrazione ad altro conservatore, il riferimento non più solo ai fascicoli (correttamente integrato con le serie documentali), ma anche ad interi archivi.

Modelli organizzativi

La conservazione potrà essere realizzata all’interno o all’esterno della struttura organizzativa titolare degli oggetti da conservare e, nel caso di un affidamento esterno da parte della PA, questo dovrà essere effettuato ad altri soggetti, pubblici o privati, che possiedano i requisiti di qualità,  di  sicurezza e  organizzazione individuati, nel rispetto della disciplina europea, nelle stesse Linee guida, nonché in un regolamento sui  criteri  per la fornitura dei servizi di conservazione dei  documenti  informatici che sarà emanato da AgID.

Nell’attesa della pubblicazione del documento da parte di AgID, si dovranno applicare le norme relative all’accreditamento che già conosciamo.

I ruoli della conservazione e il responsabile della conservazione

Vien fatta maggiore chiarezza nei ruoli e nei rapporti tra Titolare dell’oggetto della conservazione, Responsabile della conservazione e conservatore nei casi di affidamento all’esterno. Si riafferma che, nel caso della PA, il Responsabile della conservazione debba essere interno anche in caso di affidamento della conservazione all’esterno, mentre per i privati viene riconosciuta esplicitamente la possibilità di individuare un Responsabile della conservazione esterno, a patto che possegga idonee competenze giuridiche, informatiche ed archivistiche e purché sia terzo rispetto al Conservatore al fine di garantire la funzione di verifica del Titolare dell’oggetto di conservazione rispetto al sistema di conservazione.

Il processo di conservazione e l’introduzione del sigillo elettronico

Le Linee Guida descrivono un processo di conservazione sostanzialmente identico a quello previsto dall’art. 9 del DPCM 3 dicembre 2013 e, quindi, ancora aderente a quanto previsto dallo standard ISO 14721- OAIS. Restando in tema di standard, appare come una parziale novità il richiamo diretto allo standard Uni 11386 -SinCRO, pur se nella sua versione non aggiornata.

Che fine fa la conservazione accreditatata?

Come ben noto, il DL 16 luglio 2020 n° 76 è intervenuto sulla conservatoria digitale con delle modifiche che hanno fatto sparire dal CAD il termine “accreditamento”. Se fino all’adozione del Regolamento sui criteri per la fornitura dei servizi di conservazione dei documenti informatici si applicheranno ancora le vecchie regole e persisteranno i conservatori accreditati, nei prossimi mesi sarà necessario valutare attentamente cosa accadrà in futuro.

Ricordiamo che sul tema, Anorc e altre associazioni interessate hanno inviato un accorato appello al Presidente Conte e ai ministeri Competenti

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