Il 15 dicembre 2014, è entrata definitivamente a regime la nuova disciplina dei biglietti di cancelleria, delle comunicazioni e delle notificazioni per via telematica anche in ambito penale così come disposto dall’art. 16, comma 9, lett. c) bis del d. l. n.179 del 20121. Lo stesso citato decreto, però, stabiliva differenti modalità di entrata in vigore, lasciando al Ministero l’onere di emanare uno o più decreti con i quali accertare la corretta funzionalità dei servizi di comunicazione e indicare, per gli uffici diversi dai Tribunali e dalle Corti di Appello, l’effettiva data di entrata in vigore del nuovo sistema di notificazioni e comunicazioni.

In tale situazione il Ministero della Giustizia è intervenuto con una propria circolare datata 11 dicembre 2014, con la quale ha chiarito i casi nei quali, dal 15 dicembre 2014, sia possibile ricorrere alle notificazioni per via telematica.

La circolare chiarisce innanzitutto quale sia l’ambito di applicazione delle disposizioni in tema di notifiche penali telematiche, ricordando che in esso rientrino sia i procedimenti già sottoposti alla cognizione di un Tribunale o di una Corte d’Appello sia “quelli virtualmente destinati alla cognizione di una di queste autorità nelle diverse fasi”.  

Per tale ragione le notifiche telematiche si devono ritenere possibili anche durante la fase delle indagini preliminari a partire dall’iscrizione della notizia di reato ex art. 335 c. p. p.

Pertanto, gli Uffici per i quali fin dal 15 dicembre vale l’obbligo di notificazioni telematiche sono certamente le Procure della Repubblica e Generali, i Tribunali e le Corti d’Appello. Restano invece esclusi, per ragioni testuali, la Cassazione, le Procure dei minorenni, i Tribunali di Sorveglianza e gli Uffici dei Giudici di Pace per i quali la Circolare chiarisce che il sistema di notifiche penali telematiche entrerà in vigore il “quindicesimo giorno successivo a quello di pubblicazione in Gazzetta Ufficiale dei decreti di natura non regolamentare con i quali il Ministro della Giustizia, previa verifica, accerterà la funzionalità dei servizi di comunicazione”.

La Circolare, poi, si occupa di chiarire quali tipologie di notifica e di comunicazione siano sostituibili mediante la PEC in quanto le previsioni del d.l. 179/2012 non mirano alla completa e integrale sostituzione di quanto già disciplinato in tale ambito. La notifica via PEC viene considerata, infatti, come una forma alternativa da preferire alle comunicazioni telefoniche, telematiche e via telefax ad oggi concesse in determinati casi e nei confronti di specifici destinatari2.

Vengono, poi, meglio identificati i soggetti che possono essere destinatari della notifica attraverso PEC: si tratta di tutti coloro che prendono parte a un procedimento penale e che non assumono la qualità di imputato3. La notifica telematica, però, può essere effettuata solo nei confronti di soggetti obbligati per legge ad avere un indirizzo PEC.

Lo stesso sistema informatico realizzato dal Ministero (Sistema di notificazioni e comunicazioni telematiche penali – SNT), in effetti, non permette la digitazione di indirizzi PEC da parte del cancelliere, il quale può individuare i destinatari solo tra quelli contenuti all’interno dei vari registri che confluiscono nell’indice INI-PEC nazionale.

Relativamente, poi, alle notificazioni di cui all’art. 149 c.p.p., la Circolare ritiene ancora necessario che l’utilizzo delle notificazioni telematiche avvenga solo dietro valutazione di urgenza da parte del giudice, così come previsto dal citato art. 149 cpp.

1. notifiche telematiche fallite per causa imputabile al destinatario (il soggetto non possiede un indirizzo di PEC, nonostante sia a ciò obbligato oppure si è verificata la mancata consegna del messaggio di PEC, inoltrato dalla cancelleria del giudice o dalla segreteria del Pubblico ministero, per cause imputabili al destinatario);

2. mancata consegna della PEC per causa non imputabile al destinatario (ad esempio il server di posta risulta momentaneamente non disponibile o sussistono problemi di rete);

3. mancata consegna della PEC per causa non immediatamente verificabile (ad esempio in caso di indirizzo PEC o dominio errati).

Infine viene affrontata dalla Circolare la circostanza in cui le notificazioni abbiano ad oggetto dati sensibili.

In casi simili e secondo l’art. 16, comma 5, le notificazioni sono effettuate “solo per estratto con contestuale messa a disposizione, sul sito internet individuato dall’amministrazione, dell’atto integrale cui il destinatario accede mediante gli strumenti di cui all’articolo 64 del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82”. In tal modo si impedisce la lettura dell’atto contenente dati sensibili da parte di un soggetto in grado di accedere alla posta elettronica del destinatario.