Con la Circolare del 27 giugno 2014, il Ministero della
Giustizia ha fornito agli uffici
giudiziari le prime indicazioni e delucidazioni operative (contenute in 13
punti) sulle modalità di svolgimento del Processo Civile Telematico (PCT), in
merito all’obbligo di deposito
telematico di atti e documenti a
partire dal 30 giugno 2014, secondo quanto sancito dagli artt. 16-bis e sgg.
del D.L. 179/2012 e dal D.L. 90/2014.

La Circolare, nella premessa
effettua una ricognizione delle novità normative, in particolare sulla
decorrenza degli obblighi di deposito telematico, chiarendo che – a eccezione
dei procedimenti monitori – ne sono esclusi gli atti introduttivi, e che per i procedimenti avviati prima del 30 giugno
2014 resta la facoltà delle parti
di scegliere il canale di deposito, cartaceo o telematico (consigliando in ogni
caso quest’ultimo), ma solo fino al 31
dicembre 2014, data a partire dalla quale anche per i procedimenti attualmente
pendenti sarà esclusivamente accettata la modalità telematica.

 

La Circolare contiene,
inoltre, delle importanti indicazioni inerenti alla tenuta del fascicolo processuale, specificando che
i fascicoli cartacei potranno essere
tenuti secondo le modalità previste dalle norme vigenti, qualora fosse
necessario, per tutti quegli atti per i quali non sussiste obbligo di deposito
telematico, quali: atti introduttivi, copie d’ordine del giudice, verbali di
conciliazione (per i quali resta in vigore l’art. 88 sulle disposizioni di
attuazione del c.p.c., secondo cui le parti, il
giudice e il cancelliere devono sottoscrivere il processo verbale relativo alla
conciliazione delle parti). Inoltre, il giudice avrà la facoltà di depositare
in formato cartaceo i propri provvedimenti, esclusi quelli in seno al procedimento monitorio (da depositarsi
esclusivamente in via telematica), ma la cancelleria dovrà acquisirne
tempestivamente la copia informatica al fine di adempiere all’obbligo di cui
all’art. 45 delle disposizioni attuative al Codice di procedura civile, così
come modificato dall’art. 16 del D.L. 179/2012.

 

Per quanto concerne le
copie ad uso ufficio e dei componenti del collegio, la Circolare chiarisce che non
sarà necessario depositare una copia cartacea a disposizione del giudice per
gli atti inviati in forma telematica: le cancellerie, quindi, avranno l’obbligo
di accettare il deposito degli atti endoprocessuali
trasmessi per via telematica, anche qualora non sia stata depositata pure una copia
cartacea.

 

Discorso a parte,
invece, per la copia cartacea informale dell’atto (copia di cortesia) messa a disposizione del giudice ad opera delle
parti o degli ausiliari, in quanto la Circolare sottolinea come questa
costituisca soluzione o prassi organizzativa che potrebbe essere adottata a
discrezione dei singoli tribunali e ,dunque, le copie in questione non dovranno
essere inserite nel fascicolo processuale e in nessun caso il Cancelliere dovrà
apporre alle stesse il timbro di deposito o altro equivalente.

 

Sulla questione riguardante le tempistiche di lavorazione
delle cancellerie,
si intende garantire la celere accettazione degli atti e dei documenti, poiché
solo con l’accettazione del deposito da parte del cancelliere l’atto entra nel
fascicolo processuale informatico e risulta così visibile dalla controparte e
dal giudice. Pertanto, risulta consigliabile che l’accettazione del deposito di
atti e documenti avvenga entro il giorno successivo a quello di ricezione da
parte dei sistemi del dominio giustizia.

D’altro canto, il D.L.
90/2014 ha introdotto la riduzione da 5 a
3 ore dell’orario di apertura delle cancellerie, tanto da consentire agli
uffici preposti di dedicarsi maggiormente alle attività di “back office”
rispetto a quelle di “front office”, così da incrementare la tempestiva
accettazione del deposito di atti e documenti telematici.

In aggiunta, anche al
deposito telematico viene applicata “la
proroga di diritto del giorno di scadenza di un termine, laddove tale termine
scada in un giorno festivo, ovvero, in caso di atti processuali da compiersi
fuori udienza, di sabato“, di cui all’art. 155, commi 4 e 5, c.p.c.

 

Riguardo alla
dimensione dei file inviati tramite PEC, la Circolare riprende quanto già
stabilito dal D.L. 90/2014, il quale chiarisce che per i documenti superiori ai 30 MB, il deposito degli atti o dei
documenti può avvenire tempestivamente attraverso l’invio di più messaggi,
compiuti entro la fine del giorno di scadenza. Le cancellerie dovranno così
accettare più buste anche se, sotto il profilo giuridico, si tratterà sempre di
un unico deposito.

 

La Circolare, inoltre,
fa riferimento alle possibili anomalie che
si possono riscontrare in capo alla trasmissione a un ufficio giudiziario di un
atto o documento processuale, nello specifico distinte in tre categorie: WARN,
ERROR e FATAL. Quando si è in presenza dei primi due errori, la cancelleria potrà
forzare l’accettazione del deposito, ma sarà suo compito segnalare tutte le
informazioni inerenti all’anomalia riscontrata al giudicante.

Ulteriore importante
questione è, poi, l’accesso al fascicolo
informatico delle parti non costituite. Gli uffici giudiziari dovranno
garantire, attraverso la predisposizione di adeguate modalità organizzative, la
visione di atti e documenti sia al debitore ingiunto, che al difensore della
parte, munito di procura, che non abbia ancora iscritto a ruolo l’eventuale
causa di opposizione. La consultazione del fascicolo deve ritenersi gratuita,
mentre varranno le regole generali per quanto concerne l’estrazione di copia e
per i pagamento dei relativi diritti.

 

Infine, tra le disposizioni
più rilevanti contenute nella presente Circolare, occorre rilevare che a
partire dal 30 giugno 2014 le cancellerie non dovranno più accettare il
deposito di atti e documenti cartacei da parte dei professionisti nominati dal giudice, come già segnalato in
precedenza con Circolare del 24 gennaio
2014 prot. 1631. U DOG, ai sensi dell’art. 16 bis del D.L. 179/2012.

Per le cause avviate
prima di tale data, resta comunque preferenziale la trasmissione telematica.

Risulta, quindi,
necessario che gli addetti alle cancellerie “nel
rapportarsi coi professionisti, e comunque all’atto del deposito, segnalino
l’assoluta necessità di curare la propria iscrizione al REGINDE da parte loro,
laddove tale iscrizione non sia stata curata dai rispettivi ordini di appartenenza“,
in accordo con quanto regolamentato dal DM 44/2011.

 

La presente Circolare
intende, quindi, fornire delle linee guida ai vari uffici giudiziari per far
fronte alle criticità connesse all’avvio del PCT, al fine di imprimere una
maggiore efficienza e tempestività nella lavorazione dei depositi
informatizzati.

Per maggiori approfondimenti sul tema, vi segnaliamo l’articolo di Sarah Ungaro, consulente Digital & Law Department, pubblicato su Forum PA al seguente link.