L’Istituto per la vigilanza sulle assicurazioni (IVASS), con il documento n. 7/2016 del 30 marzo 2016, ha posto in consultazione uno schema di provvedimento recante modifiche al regolamento sulla disciplina dell’attività di intermediazione assicurativa e riassicurativa del decreto legislativo n. 209 del 7 settembre 2005, conosciuto come Codice delle assicurazioni private.
In particolare, il documento in commento reca lo schema di provvedimento di modifica del Regolamento ISVAP n. 5 del 10 ottobre 2006, concernente la disciplina dell’attività di intermediazione assicurativa, e ha l’obiettivo di introdurre novità significative nelle modalità di trasmissione all’Istituto delle istanze e comunicazioni dovute ai fini della tenuta del Registro Unico degli intermediari assicurativi e riassicurativi (RUI).
Come si legge nel documento in consultazione, la finalità perseguita dall’Istituto consiste nel giungere a una piena semplificazione e dematerializzazione, processo già avviato nel 2015, alla luce delle disposizioni del decreto legislativo n. 82/2005 (CAD) e, specificamente, in linea con quanto previsto dall’art. 15, co. 2, del Codice, il quale stabilisce che compito delle pubbliche amministrazioni è la razionalizzazione e la semplificazione dei procedimenti amministrativi, delle attività gestionali, dei documenti, della modulistica, delle modalità di accesso e di presentazione delle istanze da parte dei cittadini e delle imprese.
Con questo Provvedimento si vuole modernizzare la gestione dei rapporti tra IVASS e intermediari assicurativi, in particolare per quanto concerne la movimentazione e l’aggiornamento del RUI.
Ad oggi, le disposizioni in vigore statuiscono che le domande e le comunicazioni presentate all’IVASS devono essere compilate a mano dai richiedenti utilizzando una modulistica standard – la quale risulta essere diversa per i vari tipi di istanze – o comunicazioni in carta semplice. Esse, poi, sono trasmesse prevalentemente in formato cartaceo, per posta o mediante consegna a mano. Ovviamente, i flussi sono molto ingenti e il livello di automazione è, chiaramente, molto basso; tutto ciò a discapito non solo dell’IVASS, ma anche degli intermediari. Infatti, sono da considerarsi non solo gli oneri postali, ma anche il lavoro dispendioso dell’Istituto nei casi di errori di compilazione o difficile leggibilità dei documenti e nell’attività di data entry, necessaria per alimentare il RUI.
L’obiettivo dell’IVASS è, quindi, quello di realizzare un sistema interamente digitale di raccolta dei dati contenuti nelle istanze, o nelle comunicazioni presentate a fini di alimentazione del RUI, tramite moduli in formato PDF, in sostituzione dell’attuale sistema basato su moduli cartacei.
Nel documento in consultazione sono ben delineate le caratteristiche del nuovo sistema che, in particolare, prevedono:
- la sostituzione e la razionalizzazione dei vari modelli cartacei con un unico modello, in formato PDF, scaricabile dal sito IVASS e compilabile offline dall’intermediario;
- la compilazione “guidata” del modello PDF, cosicché da un’unica matrice sia possibile adattarne il contenuto in base alle specifiche necessarie a seconda del tipo di richiedente, dell’operazione richiesta e della sezione del RUI interessata, a garanzia della coerenza e della completezza delle informazioni dovute;
- la sottoscrizione del modello PDF con firma elettronica del dichiarante; il modello, così compilato e firmato, sarà inviato come allegato dall’indirizzo PEC dell’intermediario a un indirizzo PEC dedicato dell’IVASS.
Chiaramente, queste modifiche prevedono anche degli adempimenti per gli intermediari. Nello specifico, il nuovo sistema introduce l’obbligo di dotarsi della firma elettronica (avanzata, qualificata o digitale) per la sottoscrizione delle istanze relative alla movimentazione del RUI. Una volta in vigore il Provvedimento, le istanze così sottoscritte potranno essere presentate all’IVASS esclusivamente in forma di documento elettronico in formato PDF allegato a un messaggio di posta elettronica certificata, pena l’irricevibilità dell’istanza stessa.
L’adozione della firma elettronica risulta essere fondamentale per la predisposizione ab origine in formato digitale della documentazione relativa al RUI e la conseguente gestione informatizzata dei flussi documentali, permette lo snellimento e la semplificazione delle attività e degli adempimenti burocratici, una maggiore trasparenza amministrativa, la riduzione dei tempi medi di lavorazione delle istruttorie e il contenimento dei costi sia per gli intermediari che per l’IVASS.
L’IVASS ha dichiarato che la compilazione guidata delle istanze da inviare online consentirà, attraverso un sistema di verifiche preimpostate, di ridurre considerevolmente eventuali “anomalie”, irregolarità e carenze spesso frequenti nelle istanze presentate dagli intermediari, che al fine di essere regolarizzate richiedono un’ulteriore attività istruttoria e quindi un allungamento dei tempi di accoglimento. In seguito all’invio online delle istanze, esse verranno protocollate e il relativo contenuto verrà acquisito con modalità automatizzate, il che agevolerà ulteriormente la conclusione delle istruttorie.
Analizzando nel dettaglio lo schema di provvedimento, esso introduce le definizioni di firma elettronica, per la quale si intendono la firma elettronica avanzata, qualificata e digitale, così come disciplinata dal D.Lgs. n. 82/2005, e di posta elettronica certificata definita come quel “sistema di posta elettronica nel quale è fornita al mittente documentazione elettronica, con valenza legale, attestante l’invio e la consegna di documenti informatici, secondo le modalità previste dal D.Lgs. n. 82/2005”.
Il provvedimento introduce nel Regolamento n. 5/2006 l’articolo 7 bis, il quale dispone l’obbligo di adozione della firma elettronica per la sottoscrizione delle istanze e delle comunicazioni da presentare all’IVASS a fini di gestione e movimentazione del RUI e specifica, inoltre, quali soggetti sono tenuti ad adottare tale soluzione in relazione alle diverse tipologie di istanze o comunicazioni. Viene precisato, poi, che le istanze o le comunicazioni, se presentate in modalità diversa dal formato elettronico disponibile sul sito dell’Istituto, saranno considerate irricevibili.
Nei casi concernenti la presentazione all’IVASS delle istanze di iscrizione, cancellazione, reiscrizione nel registro, avvio e modifica dei rapporti di collaborazione, l’adempimento del pagamento dell’imposta di bollo, laddove previsto, è attestato mediante indicazione del codice identificativo del contrassegno. In più, tutte le comunicazioni ai richiedenti sull’esito delle istanze di iscrizione nel RUI dovranno avvenire a mezzo PEC. L’Istituto ha voluto altresì estendere l’utilizzo del modulo elettronico anche per l’assolvimento degli obblighi di comunicazione, diversi dalle istanze, che gli intermediari hanno nei confronti dell’IVASS.
È chiaro, perciò, l’intento dell’Istituto: dematerializzazione e semplificazione dei processi per una maggiore efficienza.
Infatti, è risaputo che i processi di gestione cartacea dei documenti non solo sono costosi, ma mancano anche di trasparenza. L’IVASS, pertanto, vuole incrementare la gestione documentale informatizzata, sostituendo i supporti tradizionali della documentazione amministrativa in favore del documento informatico, definito dal CAD come “la rappresentazione informatica di atti, fatti o dati giuridicamente rilevanti”.
Questo provvedimento fa notare che, seppur con lentezza, qualcosa verso il cambiamento total digital si muove. Ogni processo all’interno della società italiana dovrebbe, ormai, essere digitale, per consentire il pieno sviluppo delle potenzialità del nostro Paese e per permettere di essere più competitivi, anche grazie all’innovazione della PA.
[1] L’Istituto ha reso noto che eventuali osservazioni, commenti e proposte possono essere inviate all’IVASS entro il 30 aprile 2016.