“A decorrere dal 1° luglio 2013, le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’articolo 5 bis, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale1”: questo è quanto stabilito dal DPCM del 22 luglio 2011, relativo alle “Comunicazioni con strumenti informatici tra imprese e amministrazioni pubbliche”.

Questo DPCM ha regolamentato tali comunicazioni fissando i termini e le modalità di attuazione del citato comma 1 dell’art. 5 bis del CAD, il quale prevede che:

“la presentazione di istanze, dichiarazioni, dati e lo scambio di informazioni e documenti, anche a fini statistici, tra le imprese e le amministrazioni pubbliche avviene esclusivamente utilizzando le tecnologie dell’informazione e della comunicazione. Con le medesime modalità le amministrazioni pubbliche adottano e comunicano atti e provvedimenti amministrativi nei confronti delle imprese”.

Il DPCM del 22 luglio 2011, oltre a prevedere la data di decorrenza a partire dalla quale le PA non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’articolo 5 bis del CAD, stabilisce che laddove non sia prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni potranno avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata2.

La PEC diventa, dunque, lo strumento principale attraverso il quale pubbliche amministrazione e imprese comunicano tra loro in assenza di altre tecnologie dell’informazione e della comunicazione. 

A tal riguardo si segnala che, ai sensi dell’art. 6 bis, proprio al fine di favorire la presentazione di istanze, dichiarazioni e dati, nonché lo scambio in modalità telematica di informazioni e documenti tra la pubblica amministrazione e le imprese e i professionisti, è stato istituito l’indice nazionale degli indirizzi di posta elettronica certificata (INI-PEC3) delle imprese e dei professionisti, presso il Ministero per lo sviluppo economico.

Tale indice nazionale è realizzato a partire dagli elenchi di indirizzi PEC costituiti presso il registro delle imprese, gli ordini o i collegi professionali e l’accesso è consentito alle pubbliche amministrazioni, ai professionisti, alle imprese, ai gestori o esercenti di pubblici servizi, nonché a tutti i cittadini tramite sito web e senza necessità di autenticazione.

Ora, tornando a quanto previsto dal DPCM del 22 luglio 2011, si sottolinea, per completezza, che lo stesso provvedimento fa riferimento agli adempimenti necessari al raggiungimento dell’obiettivo posto dall’articolo 5 bis del CAD. In particolare è stabilito che le pubbliche amministrazioni centrali definiscono un programma di informatizzazione delle comunicazioni con le imprese fissando obiettivi intermedi quantitativamente omogenei a cadenza almeno semestrale (articolo 2, comma 3, DPCM del 22 luglio 2011). E, ancora, che a ogni scadenza di cui al comma 3, è pubblicato sui siti istituzionali di ciascuna amministrazione l’elenco dei procedimenti amministrativi relativamente ai quali le comunicazioni di cui all’articolo 1, comma 1, sono svolte esclusivamente in via telematica, con l’indicazione della data di decorrenza, comunque non superiore a sessanta giorni (articolo 2, comma 4, DPCM del 22 luglio 2011).

Il successivo comma 5 dell’articolo 2 prevede, inoltre, che i programmi di cui al comma 3 e gli elenchi di cui al comma 4 e quelli delle procedure già informatizzate alla data di entrata in vigore del presente decreto sono comunicati a DigitPA (le cui funzioni sono ora in capo all’Agenzia per l’Italia Digitale – AGID) per la verifica dell’attuazione di quanto previsto dall’articolo 5 bis, comma 3, del Codice dell’amministrazione digitale e dal presente decreto. 

L’attuazione e l’osservanza di tutte le disposizioni di cui al DPCM sono rilevanti, ai sensi dell’articolo 12 comma 1-ter) del Codice dell’amministrazione digitale, ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa e di quella individuale dei dirigenti.

I dirigenti rispondono, dunque, “dell’osservanza ed attuazione delle disposizioni di cui al presente decreto ai sensi e nei limiti degli articoli 21 e 55 del decreto legislativo 30 marzo 2001, n. 165, ferme restando le eventuali responsabilità penali, civili e contabili previste dalle norme vigenti” e l’attuazione delle disposizioni del CAD “è comunque rilevante ai fini della misurazione e valutazione della performance organizzativa ed individuale dei dirigenti (comma 1-ter) dell’art. 12 del CAD).

Infatti, proprio l’articolo 21 del d.lgs. n. 165 del 2001 prevede che “il mancato raggiungimento degli obiettivi accertato attraverso le risultanze del sistema di valutazione di cui al Titolo II del decreto legislativo di attuazione della legge 4 marzo 2009 n. 15 in materia di ottimizzazione della produttività del lavoro pubblico e di efficienza e trasparenza delle pubbliche amministrazioni, ovvero l’inosservanza delle direttive imputabili al dirigente comportano, previa contestazione e ferma restando l’eventuale responsabilità disciplinare secondo la disciplina contenuta nel contratto collettivo, l’impossibilità di rinnovo dello stesso incarico dirigenziale. In relazione alla gravità dei casi, l’amministrazione può inoltre, previa contestazione e nel rispetto del principio del contraddittorio, revocare l’incarico collocando il dirigente a disposizione dei ruoli di cui all’articolo 23 ovvero recedere dal rapporto di lavoro secondo le disposizioni del contratto collettivo”. 

La responsabilità disciplinare prevista in questo primo comma dell’articolo 21 è comunque esplicitazione della clausola più generale che è prevista dall’articolo 4, comma 2, del sopraindicato decreto legislativo n. 165/2001: “Ai dirigenti spetta l’adozione degli atti e provvedimenti amministrativi, compresi tutti gli atti che impegnano l’amministrazione verso l’esterno, nonché la gestione finanziaria, tecnica e amministrativa mediante autonomi poteri di spesa, di organizzazione delle risorse umane, strumentali e di controllo. Essi sono responsabili in via esclusiva dell’attività amministrativa, della gestione e dei relativi risultati”.

Da quanto esposto emerge la necessità di conformarsi ai dettami dall’articolo 3 del DPCM e, quindi: dal 1° luglio 2013 le pubbliche amministrazioni non possono accettare o effettuare in forma cartacea le comunicazioni di cui all’articolo 5 bis, comma 1, del Codice dell’amministrazione digitale. Al più, in tutti i casi in cui non è prevista una diversa modalità di comunicazione telematica, le comunicazioni potranno avvenire mediante l’utilizzo della posta elettronica certificata (eventualmente allegando la “copia per immagine” del documento analogico costituente l’istanza o la dichiarazione da trasmettere).