Ha suscitato qualche perplessità, almeno in alcuni suoi punti, la risposta fornita dall’Agenzia delle Entrate a un interpello proposto da una società in merito alla procedura di dematerializzazione e conservazione delle note spese e dei relativi giustificativi di missioni e trasferte dei dipendenti. 

Organizzare i documenti

A fronte della realizzazione di una procedura centralizzata per la dematerializzazione di alcune tipologie documentali relative all’attività degli oltre 400 dipendenti appartenenti al Gruppo, l’istante ha richiesto come e se procedere alla successiva fase di conservazione.

Nell’interpello si sono sottoposte all’attenzione dell’Agenzia alcune soluzioni interpretative relative alle tipologie documentali da dematerializzare e portare successivamente in conservazione (e dunque all’opportunità di sviluppo di tali procedure):

–  la nota spese inserita nel sistema informativo è un documento informatico idoneo alla documentazione e al controllo dei costi sostenuti in occasione delle trasferte;

 –  la nota spese inserita nel sistema informativo, in quanto documento che nasce in formato digitale, può essere conservata unicamente nel medesimo formato ai fini civilistici e fiscali. Di conseguenza, non sarebbe necessaria la conservazione dei giustificativi analogici, già incorporati in forma digitale nella nota spese.

 

La risposta dell’Agenzia

In merito alla procedura di dematerializzazione, l’Agenzia delle Entrate ha osservato che secondo la normativa e la prassi vigenti, qualunque documento analogico a rilevanza fiscale – come le note spese e i loro giustificativi –per poter essere dematerializzato e successivamente distrutto, deve possedere le caratteristiche di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità[1].

Dunque, se il processo ipotizzato dalla società istante è in grado di garantire alle copie digitali realizzate tali caratteristiche, nulla osta alla sua adozione. In tale evenienza, quindi, i documenti analogici possono essere legittimamente distrutti e sostituiti da documenti informatici.

In particolare, l’Agenzia ha osservato che:

• i giustificativi allegati alle note spese sono documenti analogici originali “non unici” ai sensi del C.A.D.[2] che qualifica come tali ” i documenti per i quali sia possibile risalire al loro contenuto attraverso altre scritture o documenti di cui sia obbligatoria la conservazione, anche se in possesso di terzi”;
• in ordine alla natura della nota spese caricata a sistema, la sua riconducibilità al documento informatico rilevante ai fini tributari ai sensi del D.M. 17 giugno 2014 è subordinata al rispetto dei requisiti di immodificabilità, integrità, autenticità e leggibilità.[3]

 

Conservare (solo) le fatture elettroniche?

Nulla queastio sino adesso nella interpretazione dell’Agenzia. I dubbi però arrivano in merito alla procedura di conservazione, laddove l’Agenzia dell’Entrate ha affermato che: “per quanto attiene alla modalità di conservazione della nota spese caricata a sistema come documento informatico, diversamente dalle fatture elettroniche – per le quali l’articolo 39 del decreto del Presidente della Repubblica 26 ottobre 1972, n. 633, impone la conservazione elettronica – per gli altri documenti informatici fiscalmente rilevanti non sussiste analoga previsione”

Alla luce di queste premesse, l’Agenzia ha esortato l’istante a scegliere liberamente la modalità di conservazione, digitale o analogica di tali documenti informatici.  Conclusione che ha innescato un acceso dibattito tra gli esperti, poiché a fronte della dematerializzazione delle suddette tipologie, l’indicazione di una conservazione “opzionale” è parsa quanto meno singolare.

L’obbligo di conservazione digitale dei documenti nativi informatici, così come di quelli dematerializzati, è infatti da ritenersi pienamente valido secondo quanto previsto dal CAD e dall’apparato di regole tecniche previste da AGID, nonché dai decreti fiscali in materia[4].

Ciò non può valere solo per la fattura elettronica, come affermato dall’Agenzia in risposta all’interpello.

 

[1] si vedano l’articolo 2 del D.M. 17 giugno 2014, nonché l’articolo 3 dei D.P.C.M. 13 novembre 2014 e 3 dicembre 2013

[2] articolo 1, lettera v), del decreto legislativo 7 marzo 2005, n. 82 CAD

[3]articolo 1, comma 2, D.M. 17 giugno 2014.

[4] in particolare l’art. 3 del DMEF 17 giugno 2014 precisa che i documenti informatici fiscalmente rilevanti devono essere conservati non solo secondo quanto previsto dal codice civile, ma anche e soprattutto secondo le disposizioni del codice dell’amministrazione digitale e delle relative regole tecniche.