di Alessandra Foschetti, Comune di Bologna (Semplificazione amministrativa e promozione della cittadinanza attiva), contributor D&L

Il Decreto della Presidenza del
Consiglio dei Ministri “Regole tecniche in materia di formazione, trasmissione,
copia, duplicazione, riproduzione e validazione temporale dei documenti
informatici nonché di formazione e conservazione dei documenti informatici
delle pubbliche amministrazioni”, pubblicato nella Gazzetta del 12 gennaio u.s.,
permette alla pubblica amministrazione di compiere con maggiore sicurezza
operativa il processo di dematerializzazione previsto dal Codice
dell’Amministrazione Digitale.

La mancata emanazione di queste
regole tecniche è stata spesso la giustificazione da parte della PA per non
adeguarsi alla normativa del CAD che per molti aspetti poteva già essere
applicata.

Infatti, alcune delle regole
appena pubblicate sistematizzano principi e soluzioni operative già proposte da
dottrina e professionisti che hanno orientato in questi anni la
dematerializzazione amministrativa della pubblica amministrazione in assenza di
disciplina regolamentare e presidio governativo in questo settore.

La pubblica amministrazione ha
ora 18 mesi per adeguare i propri sistemi di gestione informatica dei
documenti, ma già da subito è chiamata a osservare il disposto regolamentare
per l’implementazione di nuove soluzioni informatiche.

Nel merito, le regole non
lasciano alcun dubbio interpretativo sulle modalità di attestazione della conformità
delle copie (analogiche e informatiche), il “contrassegno a stampa” è
addirittura inserito e barrato, come per cancellarlo dalle opzioni possibili
(un refuso?) tra le voci contenute nel “Glossario/Definizioni” di cui
all’Allegato 1. Queste indicazioni saranno utili per rivedere/rivalutare, tra
le altre, le modalità di pubblicazione all’albo dei documenti informatici,
specie laddove la pubblicazione attiene alla fase integrativa dell’efficacia
dell’atto.

La possibilità di produrre, in un
documento informatico separato, l’attestazione di conformità risolve molte
delle questioni operative che hanno visto l’adozione di soluzioni difformi da
parte delle PA.

L’amministrazione dovrà, in
armonia con le previsioni regolamentari, rivalutare la propria gestione
documentale inserendo ulteriori elementi nel Manuale di gestione del sistema
documentale. Il manuale è richiamato in più articoli e se ne ribadisce la
centralità quale normativa di riferimento della PA. Alcuni tra questi nuovi
contenuti si prestano bene alla gestione dei dati coinvolti dagli obblighi in
tema di trasparenza e anticorruzione.

In particolare, ci si riferisce
alla possibilità di associare ai documenti ulteriori eventuali metadati
(contenuta sia nell’art.9, comma 8 sia nell’art. 3, ultimo comma, dove i
metadati sono “definiti in funzione del contesto e delle necessità gestionali e
conservative”), che potrebbero, ad esempio, essere qualificanti ai fini della
mappatura e del monitoraggio del procedimento amministrativo ai sensi della L.
241/90.

Ancora, il comma 4 dello stesso
articolo 9 richiama le “norme specifiche che prevedono la sola tenuta di estratti
per riassunto” tipiche della normativa sulla trasparenza prevista dal D.lgs.
33/2013, laddove sul sito istituzionale sono pubblicati gli estratti di alcune
tipologie di documenti amministrativi.

Richiederà un presidio più
specifico, sempre da riportare nel manuale di gestione, anche la questione dei
“registri particolari di protocollo”, per i quali occorre individuare un’area
organizzativa omogena ad hoc (art. 14) che quindi porterà la PA a presidiare
ancora meglio tutte le casistiche di documenti che si discostano dalla
protocollazione “ufficiale” dell’ente.

La figura del responsabile della
gestione documentale è richiamata a presidio di ulteriori adempimenti: il
redattore delle regole ha ricondotto professionalità e strumenti normativi e
tecnici al loro posto, ora non resta che (ri)partire.

Per un ulteriore approfondimento potete leggere anche l’articolo "Il documento informatico ha finalmente le sue regole e adesso vanno rispettate" di Andrea Lisi (Coordinatore D&L), pubblicato su ForumPA.