Le nuove indicazioni sulla dematerializzazione degli ordinativi di contabilità speciale

di Enrica Maio
È stata pubblicata dalla Ragioneria Generale dello Stato la Circolare 16 novembre 2015, n. 30 con la quale si forniscono indicazioni su aspetti di carattere amministrativo connessi all’avvio, dal 1° gennaio 2016, del progetto di dematerializzazione degli ordinativi di contabilità speciale (presentato nella precedente circolare RGS n. 23 del 22 luglio 2015). In particolare la Circolare si sofferma sulle ricadute connesse al passaggio al titolo di pagamento telematico e fornisce inoltre le necessarie istruzioni operative relative alle caratteristiche e alle modalità di emissione del titolo informatico.

Nella circolare si legge che il funzionamento operativo delle contabilità speciali continua a essere regolato dalle specifiche disposizioni contenute nelle Istruzioni sul servizio di tesoreria dello Stato – IST – (artt. 144-150), approvate con decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 27 maggio 2007. Gli adempimenti amministrativi a carico dei titolari delle contabilità speciali sono invece indicati, adeguandoli alle peculiarità delle procedure informatiche, dall’art. 5 del decreto del Ministro dell’economia e delle finanze 30 aprile 2015, rubricato “Definizione di nuove modalità di emissione, di natura informatica, degli ordinativi di pagamento da parte dei titolari di contabilità speciale”.

Inoltre, per quanto riguarda i rendiconti amministrativi, cui sono tenuti i titolari delle contabilità speciali, restano fermi i principi di carattere generale contenuti negli artt. 333 e seguenti del R.D. 827/1924 e nell’art. 10 del D.P.R. 367/1994. Lo stesso art. 5, comma 1, del D.M. 30 aprile 2015 richiama le norme dettate in materia dall’art. 11, comma 1, del D.Lgs. n. 123/2011 e specifica che al rendiconto da inviare ai competenti uffici di controllo deve essere allegata la documentazione giustificativa delle somme erogate. Agli uffici di controllo, rientranti nel sistema delle ragionerie, viene fornita evidenza informatica delle movimentazioni in entrata e in uscita sulle contabilità speciali di loro competenza.

Relativamente all’emissione e all’invio dell’ordinativo telematico, la Circolare stabilisce che:

  • i titolari di contabilità speciale possono emettere ordinativi informatici e firmarli digitalmente, direttamente via web sull’apposito portale predisposto; la RGS (Ragioneria Generale dello Stato) provvede al loro inoltro alla Banca; 
  • i titolari di contabilità speciale possono predisporre i titoli di spesa telematici (secondo lo standard condiviso tra la RGS e la Banca d’Italia), firmarli digitalmente su un proprio applicativo e trasmetterli alla RGS con un flusso elaborato autonomamente, per il successivo invio alla stessa Banca; 
  • per i funzionari delegati delle amministrazioni statali, intesi quali ordinatori secondari di spesa, che ricevono fondi tramite ordini di accreditamento estinguibili in contabilità speciale e che sono incardinati nella struttura organizzativa dei Ministeri (ad esempio le Amministrazioni periferiche del Ministero dell’Interno, come le Prefetture, o di quello dei Beni culturali, come Soprintendenze, Archivi di Stato), la predisposizione dei titoli di pagamento avviene con apposite funzionalità del sistema SICOGE. Anche in questo caso la RGS provvede a trasmettere gli ordinativi di pagamento alla Banca. 

L’emissione degli ordinativi informatici di contabilità speciale sarà disponibile agli utenti a partire dall’11 gennaio 2016, sempre che siano state completate tutte le attività propedeutiche descritte nella stessa Circolare.

Per l’emissione degli ordinativi devono essere indicati:

a) la provenienza dei fondi; 

b) le codifiche di spesa (es. CIG – codice identificativo di gara; CUP – codice unico di progetto; CPV – Vocabolario comune per gli appalti pubblici);

c) l’importo preciso del pagamento;

d) la causale di pagamento;

e) le generalità complete o la denominazione del creditore.

Dal punto di vista operativo, poi, la circolare fornisce alcune informazioni aggiuntive sulle specifiche modalità di estinzione degli ordinativi informatici. In particolare, oltre alla possibilità di pagamento tramite bonifico in conto corrente e a mezzo vaglia, è concesso anche il pagamento in contanti presso gli uffici postali e presso le tesorerie dello Stato. In merito alle somme relative a titoli informatici estinguibili con pagamento in contanti, presso la tesoreria statale ovvero presso gli uffici postali, qualora non venissero riscosse dal beneficiario entro il secondo mese successivo a quello di esigibilità, esse saranno riaccreditate sulla contabilità speciale di provenienza e riprese in carico dal titolare della contabilità stessa. Fondamentale sarà, dunque, fornire una corretta informativa ai creditori che scelgono il pagamento in contanti.

Nella circolare è ribadito che, come stabilito dall’art. 4 del D.M. 30 aprile 2015, la Banca d’Italia dovrà trasmettere la rendicontazione giornaliera e mensile delle operazioni (versamenti, pagamenti, prenotazioni, saldo) effettuate sulle contabilità speciali con un flusso telematico firmato digitalmente. Questa rendicontazione sarà messa giornalmente a disposizione degli utenti sugli applicativi utilizzati per la necessaria informativa, indispensabile sia sotto il profilo operativo che per le attività di verifica.

In conclusione, come ha anche dichiarato la Ragioneria Generale dello Stato, è importante che tutti i titolari di contabilità speciali assumano le necessarie iniziative per effettuare quegli adempimenti necessari all’utilizzo delle nuove procedure, in particolar modo in relazione alla definizione delle utenze e alla verifica del possesso e della validità dei dispositivi di firma digitale.