Reciso il rapporto di lavoro, cosa succede alla posta elettronica di un ex dipendente? La conservazione delle email è stata oggetto di specifica attenzione da parte dell’Autorità del Garante e diviene un punto di forte interesse anche per la figura del DPO. L’Avv. Giuseppe Vitrani interviene sulle pagine di Ec Legal per un approfondimento sul tema.

Punti focali

Nasce una controversia su due esigenze fondamentali: la prima è sicuramente legata alla tutela dei dati personali, con contenuto privato dell’ex dipendente; la seconda riguarda la gestione aziendale, nel caso in cui le e-mail traccino vicende negoziali ancora aperte o i cui effetti giuridici si protrarranno nel tempo.

 

La posizione del Garante

Si tratta di una posizione molto chiara. Si riprenda il provvedimento del 1° febbraio 2018 che protegge lo svolgimento e la continuità delle attività di un’azienda e garantisce la conservazione dei documenti. Le disposizioni a riguardo assicurano: l’uso di sistemi di gestione documentale che devono archiviare tramite modalità idonee a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità e reperibilità prescritte dalla disciplina di settore applicabile.

 

Il problema

L’intoppo è nella natura stessa della posta elettronica:  i client non sono sistemi di archiviazione conformi alle caratteristiche nazionali richieste. Di conseguenza il Garante della Privacy non considera legittima l’archiviazione di qualunque forma di email.

Tale decisione sembra condivisa e indiscutibile. Ma come conciliare questa natura inadeguata con le esigenze delle aziende?

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