Il D.lgs. 235/2010 ha introdotto alcune interessanti modifiche in tema di certificazione dei processi di conservazione digitale.

Il nuovo comma 1-ter, dell’art. 44 del CAD, infatti, oltre a ribadire la possibilità che il processo di conservazione sia affidato in outsourcing, riconosce anche la possibilità che soggetti terzi certifichino la conformità di tale processo a quanto stabilito dall’art. 43 del CAD (Riproduzione e conservazione dei documenti) e dalle regole tecniche stabilite ai sensi dell’art.71 del codice medesimo.

Le novità più interessanti sono, però, quelle introdotte dal successivo art. 44-bis. Secondo quanto stabilito da tale norma, i soggetti pubblici e privati che svolgono attività di conservazione dei documenti e di certificazione dei relativi processi, possono accreditarsi presso il DigitPa per conseguire il riconoscimento del possesso dei requisiti di livello più elevato in termini di qualità e sicurezza.

I certificatori e i conservatori che intenderanno conseguire tale riconoscimento dovranno, quindi, presentare domanda di accreditamento presso DigitPA secondo le regole, ove compatibili, previste dall’art. 26,27,29 e 31 del CAD.

Il richiedente, se soggetto privato, dovrà:

a) avere forma giuridica di società di capitali e un capitale sociale non inferiore a 200.000 Euro.

b) garantire il possesso, oltre che da parte dei rappresentanti legali, anche da parte dei soggetti preposti alla amministrazione e dei componenti degli organi preposti al controllo, dei requisiti di onorabilità richiesti ai soggetti che svolgono funzioni di amministrazione, direzione e controllo presso banche ai sensi dell’articolo 26 del decreto legislativo 1° settembre 1993, n. 385.

La domanda di accreditamento dovrà, inoltre, contenere:

a) il profilo professionale del personale responsabile della conservazione o della certificazione e l’impegno al rispetto delle regole tecniche;

b) attestazione dell’affidabilità organizzativa, tecnica e finanziaria necessaria per svolgere attività di certificazione e conservazione;

c) dichiarazione di utilizzo di personale dotato delle conoscenze specifiche, dell’esperienza e delle competenze necessarie per i servizi forniti, in particolare della competenza a livello gestionale, della conoscenza specifica nel settore della tecnologia dei processi di conservazione e della dimestichezza con procedure di sicurezza appropriate e che sia in grado di rispettare le norme del presente codice e le regole tecniche di cui all’articolo 71;

d) attestazione dell’applicazione di procedure e metodi amministrativi e di gestione adeguati e conformi a tecniche consolidate;

e) attestazione dell’affidabilità e della sicurezza dei sistemi utilizzati;

La domanda di accreditamento si considererà accolta qualora non verrà comunicato all’interessato il provvedimento di diniego entro novanta giorni dalla data di presentazione della stessa.
A seguito dell’accoglimento della domanda, il DigitPA disporrà l’iscrizione del richiedente in un apposito elenco pubblico, tenuto dal DigitPA stesso e consultabile anche in via telematica, ai fini dell’applicazione della disciplina in questione.

Il Conservatore/Certificatore accreditato potrà così qualificarsi come tale nei rapporti commerciali e con le pubbliche amministrazioni.

Il Digital & Law Department dello Studio Legale Lisi è a disposizione dei clienti che vogliano intraprendere il percorso dell’accreditamento presso il DigitPa per assisterli nella definizione dei requisiti e nella compilazione delle domande di accreditamento.