Una delle principali novità introdotte nel panorama della digitalizzazione in questi ultimi mesi è stato certamente l’obbligo di fatturazione elettronica, scattato per molte PA (e di conseguenza per le aziende loro fornitrici) a partire dallo scorso 6 giugno 2014. Attorno a questo tema si è addensata la maggior parte delle discussioni degli esperti e degli interrogativi degli operatori del settore che si son trovati in questi mesi a dover mettere necessariamente in pratica le nuove disposizioni normative.
Con il recente Decreto del Ministero dell’Economia e delle finanze 17 giugno 2014, recante le "Modalità di assolvimento degli obblighi fiscali relativi ai documenti informatici ed alla loro riproduzione su diversi tipi di supporto", che ha abrogato il previgente DMEF 23 gennaio 2004, sono state introdotte, ad obbligo già scattato, alcune interessanti novità allo scopo di rendere la conservazione elettronica delle fatture e dei documenti fiscalmente rilevanti più semplice e meno farraginosa.
Innanzitutto è stato abrogato il termine di 15 giorni per la conservazione delle fatture (art.3): il processo di conservazione delle fatture elettroniche è stato allineato a quello di libri e registri contabili e dovrà essere completato entro il termine di tre mesi dalla scadenza prevista per la presentazione della dichiarazione annuale.
Nell’art. 3, e anche nel precedente art. 2 del DMEF emerge, inoltre, la maggiore coerenza della nuova disciplina sulla conservazione dei documenti fiscali con le recenti Regole tecniche sulla conservazione dei documenti (DPCM 3 dicembre 2013), laddove si prescrive che il processo di conservazione dei documenti informatici termina con l’apposizione di un riferimento temporale opponibile a terzi sul "pacchetto di archiviazione" e si stabilisce che i documenti informatici rilevanti ai fini tributari hanno le caratteristiche dell’immodificabilità, dell’integrità, dell’autenticità e della leggibilità, e utilizzano i formati previsti dal Codice dell’Amministrazione digitale e dalle relative Regole tecniche, scelti dal Responsabile della conservazione e atti a garantire l’integrità, l’accesso e la leggibilità nel tempo del documento informatico.
Sempre nell’ottica della semplificazione l’art. 6 del DMEF stabilisce poi che il pagamento dell’imposta di bollo debba avvenire in un’unica soluzione, entro 120 giorni dalla chiusura dell’esercizio, e non debbano più effettuarsi le comunicazioni preventive e consuntive finora richieste.
Un punto sul quale si sono generati molti dubbi e interrogativi è invece quello che riguarda l’invio dell’impronta dell’archivio all’Agenzia delle Entrate.
Se infatti dall’articolo 5 del DMEF emerge chiaramente che l’invio dell’impronta non è più contemplato per i documenti conservati successivamente al 26 giugno 2014 – data di entrata in vigore del nuovo DMEF – altrettanto chiaro non risulta, invece, quale regime si debba seguire per i documenti conservati nel 2013 e per quelli conservati antecedentemente al 26 giugno di quest’anno: bisogna inviare o non inviare l’impronta?
Nel DMEF, all’art. 7, comma 3, si stabilisce che "le disposizioni di cui al decreto 23 gennaio 2004 continuano ad applicarsi ai documenti già conservati al momento dell’entrata in vigore del presente decreto".
Alla luce delle nuove disposizioni, sembrerebbe a prima vista che l’impronta per i documenti conservati nel 2013 – che dovrebbero quindi essere già stati correttamente conservati ai sensi del DMEF 23 gennaio 2004, il quale prevede anche l’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate – debba quindi essere comunque inoltrata all’Agenzia delle Entrate.
Tuttavia, all’art. 5 del previgente DMEF 23 gennaio 2004 si prevedeva che "entro il mese successivo [i mesi poi son diventati 4] alla scadenza dei termini stabiliti dal decreto del Presidente della Repubblica n. 322 del 1998, per la presentazione delle dichiarazioni relative alle imposte sui redditi, all’imposta regionale sulle attività produttive e all’imposta sul valore aggiunto, il soggetto interessato o il responsabile della conservazione, ove designato, al fine di estendere la validità dei documenti informatici trasmette alle competenti Agenzie fiscali, l’impronta dell’archivio informatico oggetto della conservazione, la relativa sottoscrizione elettronica e la marca temporale".
Nemmeno l’esigenza di “estendere la validità dei documenti informatici" sarebbe, però, a questo punto più valida se consideriamo che tale ratio normativa è stata da tempo superata con l’estensione della validità delle marche temporali a venti anni (art. 49 del DPCM 30 marzo 2009, poi art. 53 del DPCM 22 febbraio 2013): viene a cadere quindi anche questa ulteriore motivazione dell’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate.
Ulteriore prova della sostanziale indifferenza dell’invio dell’impronta dell’archivio all’Agenzia delle Entrate verrebbe dalla previsione di cui al comma 4 dell’art. 7 del DMEF 17 giugno 2014, che, contemplando la possibilità di riversare i documenti già conservati in un sistema di conservazione tenuto in conformità alle nuove regole tecniche, non fa comunque menzione dell’obbligo di invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate1. Sulla scorta di tale disposizione, dunque, i documenti fiscali relativi al 2013 e al 2014, già correttamente conservati ai sensi delle regole tecniche previgenti (che prevedevano l’invio dell’impronta all’Agenzia delle Entrate), potrebbero essere tranquillamente "riversati" in un sistema di conservazione tenuto in conformità al nuovo DMEF, il quale in ogni caso non prevede l’invio dell’impronta.
Se quindi si può stabilire con un altro grado di certezza che l’invio dell’impronta possa considerarsi ormai consuetudine in disuso certo gioverebbe a questo punto un intervento ufficiale dell’Agenzia delle Entrate sulla questione allo scopo di chiarire ogni eventuale dubbio residuo.