È inevitabile che il clamore di alcuni drammatici eventi porti ad osservare con più attenzione ciò che accade nel nostro quotidiano. Atti di consapevolezza che si manifestano, a parere di chi scrive, leggendo notizie come quella relativa alla probabile perdita di documenti cartacei a seguito dell’inchiesta sul crollo del ponte di Annone[1].
La prima considerazione che mi viene in mente riguarda la familiarità con episodi, circoscritti alla sfera privata, che tutti potremmo o ci siamo ritrovati a vivere interfacciandoci con le Pubbliche Amministrazioni. Accade sempre più spesso, infatti, che qualche vecchio fascicolo non sia più reperibile a causa di trasferimenti o cattiva tenuta degli archivi, comportando per i cittadini enormi disagi nella gestione di alcune vicende di lungo corso.
Altra considerazione è che, senza dubbio, tali criticità sono da imputare ad un retaggio culturale della Pubblica Amministrazione. Analizzando gli accadimenti noti e meno noti di perdita di documenti, le cause spaziano dall’incuria, dovuta ad errori semplicemente attribuibili all’inefficienza dell’agire amministrativo, a una vera e propria volontà di “distrarre” i documenti da una corretta archiviazione cartacea – nonostante la carta sia considerata più facilmente “maneggiabile”.
É infatti ancora preferita la tenuta degli archivi cartacei in molte realtà pubbliche detentrici della memoria storica, sebbene la tenuta di tali archivi sia spesso inefficiente e a rischio sicurezza.
Qual è la soluzione per superare tutte queste problematiche relative alla tenuta cartacea dei documenti? Senza dubbio lo sviluppo di processi di digitalizzazione a norma. Non ci troveremmo ancora davanti a situazioni di questo tipo se il Paese avesse avviato quei processi di digitalizzazione tanto agognati, ma evidentemente non ancora realizzati (se non a macchia di leopardo).
Questa mancata rivoluzione sia organizzativa che, soprattutto, culturale, è uno dei fattori determinanti della lentezza dell’avvio dei processi di riorganizzazione delle Pubbliche Amministrazioni.
Di fatto sembra che il retaggio analogico abbia portato un popolo conservatore e fortemente burocratizzato, come quella italiano, a credere che l’unico modo di conservare i documenti nel tempo fosse l’archiviazione cartacea, anche a fronte dell’evoluzione del quadro giuridico di riferimento, definitivamente proteso verso il digital first e volto alla realizzazione della trasmissione, gestione e conservazione digitale dei documenti.
In sostanza, sul piano giuridico già si potrebbe prescindere dal supporto cartaceo nello scambio di informazioni e comunicazioni.
La difficoltà di questo cambiamento culturale è, ancora una volta, sottolineata dalle ulteriori modifiche apportate al CAD (Codice dell’Amministrazione Digitale) con il D.Lgs. 179/2016, che insistono sullo sviluppo di politiche idonee a favorire la crescita di competenze di informatica giuridica e l’utilizzo dei servizi digitali delle pubbliche amministrazioni, attraverso la promozione di azioni specifiche e concrete. Tali politiche sono rivolte sia ai cittadini che al personale amministrativo, in particolare ai dirigenti, per ottimizzare la transizione alla modalità operativa digitale[2], con il supporto di un’adeguata conoscenza delle tecnologie dell’informazione e della comunicazione, attraverso lo sviluppo di competenze di informatiche, giuridiche e manageriali.
Tutto ciò non può che costringere gli operatori del settore a perseverare nella “missione” di informare PA e cittadini che la corretta digitalizzazione deve avvenire con uno sforzo che richiede l’impiego di risorse umane, economiche e strutturali e soprattutto la formazione di nuovi profili professionali.
Naturalmente è necessario superare la convinzione che digitalizzare coincida semplicemente con “trasfondere le procedure di tenuta e archiviazione dal cartaceo al digitale”. Niente di più sbagliato! Sviluppare un processo digitale, efficiente ed efficace, vuol dire sviluppare un processo di gestione documentale che parta dalla completa riorganizzazione degli uffici e delle risorse attraverso una reingegnerizzazione di tutto l’operato delle Pubbliche Amministrazioni.
In buona sostanza occorre procedere attraverso dei passaggi di fondamentale importanza, prevedendo:
– la riorganizzazione dei sistemi informatici della PA per garantire la semplificazione delle procedure amministrative e la corretta erogazione dei servizi a tutti i cittadini in modo accessibile e fruibile così come previsto dal Codice dell’Amministrazione Digitale;
– la corretta formazione del documento informatico, nel rispetto delle norme del CAD e delle regole tecniche di riferimento per garantire il giusto valore legale dei documenti;
– il corretto svolgimento della gestione documentale, partendo dalla corretta protocollazione fino alla formazione del fascicolo informatico;
– la conservazione digitale dei documenti;
– la protezione dei dati personali;
– l’adozione di idonee misure di sicurezza informatica.
Alla luce di queste considerazioni, che dovrebbero essere già state tradotte in procedure scontate ed efficienti, è necessario ribadire che l’obbligo di formazione e conservazione digitale dei documenti è, per le pubbliche amministrazioni, l’unico modo per evitare di ritrovarsi nella drammatica situazione richiamata in apertura del presente articolo e garantire così la salvaguardia della memoria storica (digitale) della collettività.
[1] La notizia è reperibile al seguente link:http://www.ilgiorno.it/lecco/cronaca/annone-ponte-crollato-viceministro-1.2836803 [gennaio 2017]
[2] Si vedano in tal senso gli artt. 9 e 13 del cad come modificati dal D.Lgs. n. 179/2016.