di Graziano Garrisi
Con l’approvazione il 4 settembre da parte del Consiglio dei Ministri dei quattro Decreti Legislativi in attuazione della Legge 10 dicembre 2014, n.183, è stata completata la riforma del lavoro contenuta nel c.d. Jobs Act.
In particolare, l’art. 23 del Decreto semplificazioni rubricato «Impianti audiovisivi e altri strumenti di controllo» modifica in maniera sostanziale l’art. 4 dello Statuto dei lavoratori, al fine di adeguare al progresso tecnologico e all’avvento di nuovi strumenti la vecchia normativa, che si occupava esclusivamente del controllo attuato attraverso l’uso di telecamere, previo accordo sindacale o ottenimento di un’autorizzazione dell’ufficio territoriale del Ministero del Lavoro per renderne legittimo l’utilizzo.
Con la nuova formulazione dell’articolo 4 dello Statuto dei Lavoratori si viene a creare una distinzione di fondo tra:
– “controlli sugli impianti“, che sono vietati salvo il raggiungimento di un accordo sindacale o la richiesta di una espressa autorizzazione amministrativa alla DTL o al Ministero del Lavoro (e comunque ammissibili solo per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro e – novità – per la tutela del patrimonio aziendale);
– “controlli sugli strumenti di lavoro” (come pc, tablet, smartphone e telefoni aziendali e altri device mobili, anche attraverso geolocalizzazione), i quali sono stati liberalizzati senza la necessità di effettuare alcuna specifica procedura (la raccolta d’informazioni può avvenire infatti senza autorizzazione sindacale o della DTL).
Per i controlli sugli strumenti di lavoro, in particolare, il datore di lavoro non dovrà adempiere ad altro obbligo se non quello di diffondere una “adeguata informazione” – mediante specifiche informative e regolamenti interni – all’interno dell’organizzazione aziendale e di rispettare le norme vigenti sulla privacy, in particolare, l’applicazione dei fondamentali principi di pertinenza, correttezza, non eccedenza del trattamento, con specifico divieto di profilazione dei lavoratori (es. preferenze religiose, politiche o abitudini sessuali che possano derivare da un controllo dei file di log della navigazione in internet).
Ovviamente potranno essere controllati solo gli strumenti tecnologici di proprietà aziendale affidati in uso ai dipendenti per lo svolgimento dell’attività lavorativa e non quelli privati dei dipendenti.
Rientra in questa categoria anche il controllo degli strumenti a disposizione del dipendente per svolgere la sua prestazione lavorativa e che registrano gli accessi e le presenze (es. i badge).
I dati raccolti con questi controlli, inoltre, potranno essere utilizzati “per le sole finalità connesse al rapporto di lavoro”, anche a fini disciplinari nei confronti del lavoratore “infedele”.
La principale novità, quindi, sta nel fatto che mentre per gli impianti di videosorveglianza l’autorizzazione sindacale o della DTL/Ministero del Lavoro continua a valere, per pc, tablet o cellulari non sarà sempre necessaria. In ogni caso, vige il divieto di installare sugli strumenti di lavoro applicazioni o software che abbiano come funzione principale il controllo diretto dell’attività lavorativa, perché se così fosse quello strumento (software) ricadrebbe nella normativa che disciplina l’utilizzo degli impianti fissi (come la videosoveglianza) e, quindi, il suo utilizzo sarebbe comunque sottoposto all’obbligo di richiesta di una specifica autorizzazione.
Si può quindi sostenere che queste attività di controllo sono considerate legittime solo se costituiscono la conseguenza indiretta dell’utilizzo di alcuni degli strumenti aziendali dati in uso al dipendente (pc, tablet, smatphone, etc.) e purché siano impiegate per esigenze organizzative e produttive, per la sicurezza del lavoro o per la tutela del patrimonio aziendale.
In conclusione possiamo affermare che con il Jobs Act viene in buona parte “liberalizzato” l’utilizzo, da parte del datore di lavoro, di servizi, strumenti e software finalizzati alla gestione del personale (pensiamo ai sistemi che rilevano i tempi lavoro, i lavori giornalieri e il loro stato di avanzamento, soprattutto per i lavoratori mobili), uso che non richiede più gli adempimenti formali e burocratici del passato (es. autorizzazione della DTL o l’accordo sindacale), a patto ovviamente che esso sia sempre corredato da un’opportuna informativa a tutti i dipendenti coinvolti e sia rispettoso delle finalità e dei limiti previsti dalla legge. Per i datori di lavoro pubblici e privati, pertanto, sarà necessario, procedere a un aggiornamento di tutte le informative e le privacy policy aziendali (come, ad esempio, i Regolamenti aziendali interni sul corretto utilizzo degli strumenti elettronici, della posta elettronica e internet) al fine di essere compliant alla nuova disciplina sui controlli a distanza, la quale in ogni caso – sebbene preveda diverse semplificazioni – non abroga totalmente tutti i principi e le tutele previste dal nostro Codice privacy nei confronti dei lavoratori.