Come garantire a un documento informatico il valore di prova legale

Il valore di prova legale di un documento informatico è strettamente dipendente dal processo con cui lo stesso è stato gestito e conservato, in ossequio alle disposizioni contenute nei DPCM del 3 dicembre 2013 e del 13 novembre 2014, che a partire da giugno 2021 saranno sostituite dalla Linee guida adottate da AgID con determinazione n. 09.09.2020[1].

È questo il contenuto della sentenza della Corte di Cassazione n. 3912 dell’11/02/2019, la quale stabilisce, fra le altre cose, che “il valore di prova legale del supporto informatico è subordinato al rispetto delle relative regole tecniche di produzione e conservazione (di cui al Dpcm 3 dicembre 2013), ed in difetto, l’idoneità del documento informatico a soddisfare il requisito della forma scritta ed il suo valore probatorio sono liberamente valutabili in giudizio”, richiamando i commi 1 e 1-bis dell’art. 20, D.Lgs. 82/2005 (Codice dell’Amministrazione Digitale – CAD), nel testo precedente le modifiche apportate prima dal D.Lgs. 179/2016 e poi dal D.Lgs. 217/2017.

La Suprema Corte conferma in tal modo quanto stabilito dai Giudici di primo e secondo grado, che avevano accolto il ricorso avverso la cartella esattoriale prodotta nei confronti del ricorrente dalla Cassa italiana di previdenza e assistenza geometri liberi professionisti per gli anni dal 1994 al 1996, ritenendo corretta l’applicazione dell’art. 116, comma 2, c.p.c., che permette al Giudice di trarre argomenti di prova dal contegno delle parti durante il processo.

In particolare, la parte opposta ha prodotto in giudizio 11 CD-ROM il cui contenuto è risultato illeggibile e, pertanto, non conforme alle regole tecniche in materia di formazione, gestione e conservazione del documento informatico, rendendo di fatto impossibile qualsivoglia valutazione da parte del Giudice, che ha, inoltre, escluso l’ammissibilità di una perizia al fine di superare il vizio derivante dal mancato rispetto delle citate regole tecniche.

La corretta formazione e conservazione del documento informatico è, dunque, condizione indispensabile affinché il Giudice possa compiere quell’attività interpretativa volta a verificare il valore probatorio di un documento informatico, sulla base delle caratteristiche di sicurezza, integrità e immodificabilità e ciò a prescindere dall’apposizione allo stesso documento informatico di una firma avanzata, digitale, qualificata o comunque formato ai sensi del comma 1-bis dell’art. 20, CAD, così come modificato dal D.Lgs. 217/2017, che gli conferisce l’efficacia di cui all’art. 2702, c.c.

 

Le nuove Linee Guida di AgID: cosa cambia?

Quanto sin qui detto trova conferma nelle Linee guida da poco approvate da AgID in materia di formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici, nelle quali si ribadisce che è il sistema di conservazione a garantire le caratteristiche di autenticità, integrità, affidabilità, leggibilità, reperibilità dei documenti informatici singoli o organizzati all’interno di fascicoli, serie o interi archivi. Gli stessi fornitori di servizi di conservazione devono soddisfare requisiti di elevato livello in termini di qualità e sicurezza in aderenza agli standard:

  • ISO/IEC 27001 (Information security management systems – Requirements) del sistema di gestione della sicurezza delle informazioni nel dominio logico, fisico e organizzativo nel quale viene realizzato il processo di conservazione
  • ISO 14721 OAIS (Open Archival Information System – Sistema informativo aperto per l’archiviazione)
  • Raccomandazioni ETSI TS 101 533-1 v. 1.2.1 (Requisiti per realizzare e gestire sistemi sicuri e affidabili per la conservazione elettronica delle informazioni).

Qualità e sicurezza assicurati dalle norme relative alla procedura di accreditamento, che con la conversione in Legge del DL 76/2020 saranno però abrogate. Spetterà ad AgID, con apposito regolamento, stabilire i criteri per la fornitura dei servizi di conservazione, ma fino ad allora si dovrà ancora tener conto delle norme attuali.

La scelta del fornitore dei servizi di conservazione si rivela cruciale alla luce della pronunzia in commento: solo fornitori in grado di garantire una corretta formazione, gestione e conservazione dei documenti informatici possono assicurare che questi siano spendibili in giudizio e abbiano valore di prova legale. Una scelta, inoltre, che non potrà più contare, come detto, su una procedura di garanzia fondata sulle norme per l’accreditamento, ma sarà rimessa all’apprezzamento dei clienti, sui quali graverà la verifica dei requisiti che AgID individuerà con regolamento.

Da qui l’importanza di rivolgersi a professionisti con ampia esperienza in materia di processi di digitalizzazione, in grado di valutare le concrete esigenze del cliente e individuare il miglior fornitore di servizi di conservazione sul mercato.

 

[1] Linee guida approvate con determinazione n. 09.09.2020, pubblicate sul sito istituzionale l’11.09.2020. Per un approfondimento sulle principali novità introdotte dalle Linee guida si veda l’articolo a firma degli Avv.ti Foglia e Lisi.

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