Accessibilità dei servizi online: il piano di informatizzazione

La Legge 11 agosto 2014, n. 114, che ha convertito, con modificazioni, il D.L. 90/2014 (il cosiddetto “Decreto PA”), ha introdotto il nuovo comma 3-bis all’art. 24 del decreto, rubricato “Agenda della semplificazione amministrativa e moduli standard”, il quale stabilisce che “…le amministrazioni statali, il Governo, le regioni e gli enti locali devono adottare un piano di informatizzazione delle procedure per la presentazione di istanze, dichiarazioni e segnalazioni che permetta la compilazione on line con procedure guidate accessibili tramite autenticazione con il Sistema Pubblico per la gestione dell’Identità Digitale di cittadini e imprese. Le procedure devono permettere il completamento della procedura, il tracciamento dell’istanza con individuazione del responsabile del procedimento e, ove applicabile, l’indicazione dei termini entro i quali il richiedente ha diritto ad ottenere una risposta. Il piano deve prevedere una completa informatizzazione”

Il piano dovrà essere predisposto entro e non oltre il 16 febbraio 2015 (ndr: 180 giorni dall’entrata in vigore della Legge di conversione del Decreto PA). Lo stesso art. 24-quater, c 1 del Decreto PA prevede inoltre una sanzione amministrativa, da 1000 a 10.000 euro, per le PA che non adeguino i propri sistemi di ricezione delle istanze secondo quanto previsto dagli articoli 63 e 52 comma 1 del CAD[1]

Nei casi in cui l’ente abbia già proceduto a una corretta definizione della gestione documentale e siano stati già adempiuti gli obblighi relativi al censimento e monitoraggio dei procedimenti amministrativi (come previsto sia dalla normativa specifica sul procedimento, sia da quella più recente su trasparenza e anticorruzione), l’elaborazione del piano è occasione propizia per mettere a sistema i vari progetti e le iniziative dell’amministrazione. La necessità che l’ente pubblico si dotasse di procedure per la gestione delle istanze online era infatti già stata avvertita dal Legislatore nella L. 190/2012 (contenente le Disposizioni per la prevenzione e la repressione della corruzione e dell’illegalità nella pubblica amministrazione) all’art. 1, commi 29 e 30, dove sono indicate le modalità con le quali gli interessati possono ottenere in ogni momento le informazioni sull’iter dei procedimenti che li riguardano. 
Il piano di informatizzazione dovrà contenere la possibilità di tracciare le procedure con “l’individuazione del responsabile del procedimento”: si tratta di adempimenti già previsti, oltre che nella L. 241/90 sul procedimento amministrativo, anche nel Testo Unico sulla documentazione amministrativa[2]
Pertanto, se i sistemi per la gestione dei flussi documentali sono stati strutturati in adempimento a questi obblighi, i procedimenti amministrativi sono già tracciati (e pubblicati ai sensi delle disposizioni sulla trasparenza amministrativa) e i dati sulla responsabilità del procedimento amministrativo risulteranno “collegati” o facilmente ricondotti alla gestione documentale. Le disposizioni sul piano di informatizzazione richiamano inoltre l’obbligo di indicare, durante il processo di presentazione dell’istanza, i termini entro i quali il cittadino deve ottenere una risposta dall’ente: anche questo è un dato da inserire obbligatoriamente nella comunicazione di “avvio di procedimento” ai sensi della L. 241/90. 
Il termine dei procedimenti è inoltre da pubblicare online nell’apposita sezione di “Amministrazione trasparente” (Dlgs 33/2013) assieme all’elenco dei procedimenti che deve riportare, tra le altre, anche i link ai relativi “servizi online” – ove disponibili – per ogni procedimento. La redazione del “Piano di informatizzazione” non ha modelli standard da seguire. Operativamente potremmo supporre che la metodologia più corretta potrebbe essere quella di:
estrarre dalla banca dati dei procedimenti amministrativi tutti quelli contrassegnati come “procedimenti ad istanza di parte” (che già devono essere pubblicati in elenco separato ai sensi della normativa sulla trasparenza, quindi dovremmo ritrovarli già contrassegnati);
verificare quali sono le procedure online già implementate per la presentazione di istanze (anche queste già indicate come “servizio online” disponibile);
predisporre per i procedimenti che non hanno già la procedura online un progetto di massima che preveda la gestione della presentazione dell’istanza online, utilizzando un sistema di accesso con credenziali (in previsione sarà lo SPID, ma quello che rileva oggi è di prevedere la gestione dell’accesso del cittadino e la tipologia del documento che sarà acquisito).
Anci ha attivato già da tempo il Servizio digita.COMUNE[3] per supportare gli enti nella redazione di un piano che sia il più possibile coerente con risorse e tempi e aderente alla normativa. L’intenzione è quella di permettere la predisposizione di uno strumento che non si sostanzi in un mero adempimento normativo, ma sia davvero utile all’amministrazione per il ridisegno dei flussi e la riorganizzazione interna. Il regime sanzionatorio e di controllo nell’osservanza degli obblighi è gestito dall’Anac (Autorità Nazionale Anticorruzione) che procederà a verifiche mirate sui siti istituzionali: tali verifiche per ora si sono sostanziate in controlli eseguiti da agenti automatici che ricercano nelle sezioni indicate dalla normativa il nome dei file. Scarsi sono, invece, i controlli sui contenuti dei documenti. 
Sarebbe stata una notevole semplificazione amministrativa la predisposizione, a livello istituzionale, di un elenco di procedimenti avviabili a istanza di parte per tutte le amministrazioni di tipo omogeneo (es. Comuni), così come di moduli/form standard applicabili a queste procedure (come si è fatto per taluni procedimenti che interessano l’edilizia privata). Il Piano potrebbe diventare ancora una volta solo un adempimento formale, in mancanza di indicazioni sul merito e di controlli specifici, così come è spesso rimasta inapplicata molta parte della normativa sui procedimenti amministrativi che è la premessa logica alla redazione dello stesso.

[1] Rubricati rispettivamente: Accesso telematico e riutilizzo dei dati delle pubbliche amministrazioni; Organizzazione e finalità dei servizi in rete. 
[2] Il dpr. 445/2000 all’art. 65, comma 1 dispone: “1. Oltre a possedere i requisiti indicati all’articolo 52, il sistema per la gestione dei flussi documentali deve:
a) fornire informazioni sul legame esistente tra ciascun documento registrato, il fascicolo ed il singolo procedimento cui esso è associato;
b) consentire il rapido reperimento delle informazioni riguardanti i fascicoli, il procedimento ed il relativo responsabile, nonché la gestione delle fasi del procedimento; […]
[3] http://portale.ancitel.it/webpage.cfm?i=46